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RPA在应付帐款流程管理中的作用

财务和会计流程管理,尤其是应付帐款(A/P),可能对各个行业的许多企业来说都是困难的。

一方面,即使在当今技术先进的商业世界中,许多会计部门仍然依靠手动任务和纸质发票来处理付款。 另一方面,许多公司依靠外包给其他公司来处理其财务流程。

尽管 应付帐款中的机器人流程自动化 不是万能的解决方案,但它可以帮助公司将其财务任务自动化,以增强效率和运营控制。


机器人流程自动化:潜在的胜利和障碍

有人怀疑 机器人流程自动化是否适合AP任务 ,特别是因为财务交易是公司运营成功的重要组成部分。 尽管RPA逐渐被世界各地的公司采用以自动化AP活动,但是Oracle白皮书《应付账款的流程自动化》强调了一些潜在的障碍:

  • 缺乏发票标准化: 当公司从供应商和承包商那里收到发票时,它们会以多种格式出现:纸质,Word文档,PDF附件甚至扫描副本。 发票的这种非标准质量给公司带来了麻烦,因为他们试图使用软件来自动化处理。

  • 非结构化数据: 来自各种发票格式的数据必须由财务部门转移到公司的数据库中。 AP工作人员还必须解决发票,采购订单和提货单之间的任何差异,并负责付款批准。 由于发票中的数据缺乏一致的结构,因此手动传输数据可能会导致不准确,同时又是一个缓慢的过程,这对某些自动化软件来说是有问题的。

尽管存在这些缺点,但是最近的技术进步显着地发展了机器人流程自动化的能力,特别是在光学字符识别(OCR)的自动化方面。 OCR的改进使公司可以将纸质发票的信息提取和扫描移交给 软件机器人 ,从而节省了可观的时间。

同样,他们在最少的员工参与下管理发票和纸质文件差异的能力也有所提高。 因此, RPA 可以为采用这种新技术的公司提供竞争优势。 RPA的使用带来的好处有:

  • 识别和解决匹配错误: 解决采购金额错误,发票和采购订单之间的供应商联系信息以及其他详细的不准确之处,这是应付账款员工的主要难题。 软件机器人可以减轻大部分手动工作,并确保更高的准确性,同时还可以使员工腾出时间在更重要的财务活动上花费时间,包括预算和战略。

  • 易于扩展: 机器人流程自动化工作流可以轻松地在不同部门和地区重用,从而确保简单的可扩展性。 可以将活动池中的机器人快速重新分配到繁忙的队列中,以适应公司当前的情况,无论它是持续增长的状态还是AP工作负载的临时波动。

  • 更快的帐户核对:关闭账簿取决于多个员工的参与,这将成为一个耗时且复杂的过程。但是,如果使用RPA软件自动执行数据传输,排除不正确的故障并管理次要决策,则人为错误因素将减少,从而使帐户关闭变得更快,更准确。

RPA对BPO意味着什么?

起初,机器人流程自动化似乎是BPO终结的开始,因为它们使企业能够更有效地执行自己的AP活动。 那么,业务流程外包是做什么的呢?

为了保持其在当今竞争激烈的市场中的地位和相关性,BPO最好考虑为公司本身提供机器人流程自动化AP服务,并且许多公司已经采用了这种方法。

仑动任务,对于一般企业和BPO而言, 机器人流程自动化 都可能提高进行财务(尤其是AP)活动的效率。 无论公司是仍在使用不一致的发票格式还是已实施完全电子发票,RPA在处理发票和减少运营支出方面都可以为企业带来一定的收益。